Kosten, Kostenersatz und Steuer im Homeoffice: Wie schauen die neuen Regeln aus?
Vor COVID war das Arbeiten von der eigenen Wohnung aus ein Nischenthema, 2020 wurde es zum Massenphänomen. Es ist davon auszugehen, dass es auch in Zukunft weitere Verbreitung finden wird. Damit steigt die Notwendigkeit, dass die damit verbundenen Kosten auch steuerlich abgebildet werden.
Von Dominik Bernhofer und Vanessa Mühlböck (A&W-Blog)
Zwar sind grundsätzlich Aufwendungen für Arbeitsmittel steuerlich abzugsfähig bzw. die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Arbeitsmittel nicht steuerbar. Beim Thema Homeoffice weisen diese Prinzipien aber große Lücken auf. Die neuen Regelungen auf Basis der Sozialpartnereinigung schaffen nun Abhilfe.
Häufige Nutzung der privaten Ausstattung im Homeoffice
Eine im November 2020 von der IFES durchgeführte Befragung zum Homeoffice macht deutlich, dass es im Homeoffice oft an der nötigen Infrastruktur fehlt. Und da, wo sie vorhanden ist, handelt es sich großteils um von den ArbeitnehmerInnen privat angeschaffte Güter.
Technische Geräte wie Notebooks oder Telefone werden zwar in vielen Fällen vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellt, doch auch hier müssen ArbeitnehmerInnen unverhältnismäßig oft auf die eigenen Geräte zurückgreifen. Ergonomische Büroeinrichtungen (Schreibtische bzw. Bürostühle) sowie die Internetverbindung werden überhaupt nur zu einem verschwindend geringen Ausmaß bereitgestellt.
Daneben entstehen mit dem Homeoffice auch erhöhte Aufwendungen für Strom und andere Betriebskosten. Auch wenn das IFES diese Kosten nicht abgefragt hat, ist davon auszugehen, dass sie den ArbeitnehmerInnen nur in den seltensten Fällen ersetzt werden.
Steuerentlastungen waren bislang nur sehr eingeschränkt möglich
Die bestehenden Steuerregeln decken die neue Kostenrealität durch das Homeoffice nur ungenügend ab. In der Darstellung müssen Leistungen der Arbeitgeber von den Werbungskosten der ArbeitnehmerInnen unterschieden werden.
1) Leistungen der Arbeitgeber: Stellen die Arbeitgeber die Arbeitsmittel oder Büromöbel zur Verfügung, dann entsteht daraus kein steuerpflichtiger Vorteil. Zahlen die Arbeitgeber anstelle der direkten Bereitstellung jedoch Kostenersätze, so stellen diese Zahlungen lohnsteuerpflichtige Bezüge dar. Und zwar unabhängig davon, ob die Kostenersätze nur die laufenden Betriebskosten (z. B. Strom) oder auch Arbeitsmittel oder Büroeinrichtungen abgelten sollen.
2) Werbungskosten der ArbeitnehmerInnen: Grundsätzlich können ArbeitnehmerInnen beruflich veranlasste Kosten als Werbungskosten steuermindernd geltend machen. Für die Kosten im Homeoffice funktioniert dieses Prinzip aber nicht uneingeschränkt. Kosten für digitale Arbeitsmittel wie PC, Monitore, Drucker, Mobiltelefone, aber auch Internet- und Telefongebühren können schon jetzt im Ausmaß der beruflichen Nutzung abgesetzt werden. Nicht aber die Kosten das Arbeitszimmers.
Anders verhält es sich jedoch mit den Kosten des Arbeitszimmers. Neben der anteiligen Miete sowie Betriebskosten wie Strom und Heizung fallen darunter auch die Kosten für Einrichtungsgegenstände wie Bürostuhl oder Schreibtisch. Hier gilt, dass die steuerliche Berücksichtigung nur dann möglich ist, wenn es sich um ein Zimmer handelt, das eigenständig begehbar ist und das ausschließlich beruflich genutzt wird. Daraus ergibt sich, dass ein multifunktionaler Raum, der neben der Büroausstattung auch ein Gästebett beinhaltet, dieses Kriterium nicht erfüllt. Eine weitere Voraussetzung ist, dass das Arbeitszimmer den Mittelpunkt der gesamten beruflichen Tätigkeit darstellt. Dies wird von vornherein bei LehrerInnen und AußendienstmitarbeiterInnen ausgeschlossen. Aber auch ein vorübergehendes Arbeiten im Homeoffice, z. B. weil aufgrund der COVID-19-Pandemie das Tätigwerden am eigenen Arbeitsplatz nicht möglich ist, begründet in der Regel nicht den Mittelpunkt der Tätigkeit im Arbeitszimmer.
Aufgrund der genannten Erfordernisse kann die Mehrheit der ArbeitnehmerInnen den Aufwand für das Homeoffice, abgesehen von den Kosten für Internet oder Arbeitsmittel, nicht absetzen. Das betrifft nicht nur die erhöhten Kosten für Strom und Heizung, sondern auch selbst gekaufte Bürosessel und Tische konnten bisher nicht geltend gemacht werden. Weiters haben Arbeitgeber keine Möglichkeit, die ArbeitnehmerInnen steuerfrei finanziell zu unterstützen.
Die Sozialpartnereinigung verschafft Abhilfe – ein Überblick über die neuen Regelungen
Aufgrund dieser Problematik haben sich die Arbeiterkammern früh für Reformen eingesetzt und mit den Sozialpartnern Ende Jänner einige Verbesserungen zumindest für die Zukunft erreichen können. Diese betreffen nicht nur die steuerrechtliche Frage, sondern primär auch jene, was ArbeitnehmerInnen als Kompensation für die Mehrkosten erhalten müssen:
1) Künftig haben die Beschäftigten einen Rechtsanspruch, dass der Arbeitgeber die digitalen Arbeitsmittel (also Notebook, Telefon und Datenverbindung) zur Verfügung stellt oder eine angemessene Abgeltung zahlt. Fälle, wo die ArbeitnehmerInnen selbst für diese Kosten aufkommen müssen, kann es in Zukunft nicht mehr geben.
2) Zahlungen des Arbeitgebers für Kosten im Homeoffice wie die oben genannten Pauschalabgeltungen oder freiwillige Zahlungen sind künftig im Rahmen eines Homeoffice-Pauschales von 3 Euro pro Arbeitstag, der im Homeoffice verbracht wurde, maximal 300 Euro im Jahr, steuer- und sozialversicherungsfrei. Das ist eine erhebliche Verbesserung gegenüber dem Status quo, wo solche Kostenersätze steuerpflichtig sind und nicht der volle Betrag netto bei den Beschäftigten ankommt. Die Befreiung setzt klare Anreize für die Betriebe, ihrer Kostenverantwortung nachzukommen. Wo das Pauschale vom Arbeitgeber nicht ausgeschöpft wird, kann die Differenz in Zukunft als Werbungskosten geltend gemacht werden.
3) Belegsmäßig nachgewiesene Kosten für ergonomisches Büromobiliar wie z. B. der ergonomische Bürostuhl sind künftig über die gewöhnliche Nutzungsdauer absetzbar. Pro Jahr werden bis zu 300 Euro anerkannt.
Die neuen Regelungen gelten in einem ersten Schritt für Zahlungen bzw. Anschaffungen in den Jahren 2021 bis 2023 und werden dann evaluiert. Für 2020 gelten grundsätzlich die alten Vorgaben. Damit die Kosten für 2020 angeschafftes Büromobiliar nicht verfallen, können Anschaffungen aus 2020 innerhalb des 300-Euro-Rahmens für 2021 abgesetzt werden.
Bestehende Regelungen wie das Pendlerpauschale, die oben beschriebene „Arbeitszimmer-Regelung“ oder die Absetzbarkeit der digitalen Arbeitsmittel (soweit sie das Homeoffice-Pauschale übersteigen) bleiben unverändert bestehen.
Übersicht der steuerlichen Homeoffice-Regelungen
| Was bisher galt | Was jetzt gilt | ||
| Rechtsanspruch auf Bereitstellung digitaler Arbeitsmittel oder angemessener Kostenersatz | nein | ja | |
| Bereitstellung oder Kostenübernahme durch AG | AG stellt Arbeitsmittel und Möbel zur Verfügung | steuerfrei | steuerfrei |
| AG zahlt Kostenersatz für Strom, Heizung und andere Kosten des Arbeitszimmers | steuerpflichtig | 3 Euro pro Homeoffice-Tag steuerfrei, maximal 300 Euro im Jahr | |
| AG zahlt Kostenersatz für Internet und digitale Arbeitsmittel | steuerpflichtig | 3 Euro pro Homeoffice-Tag steuerfrei, maximal 300 Euro im Jahr | |
| AG zahlt Kostenersatz für Büromöbel | steuerpflichtig | steuerpflichtig | |
| Absetzbarkeit als Werbungskosten | Kosten für Strom, Heizung und andere Kosten des Arbeitszimmers | nur im Ausnahmefall bei „echtem“ Arbeitszimmer absetzbar | 3 Euro pro Arbeitstag steuerfrei, maximal 300 Euro im Jahr, abzüglich erhaltener steuerfreier Kostenersätze |
| Kosten für Internet und digitale Arbeitsmittel | als Werbungskosten im beruflichen Ausmaß absetzbar | 3 Euro pro Arbeitstag steuerfrei, maximal 300 Euro im Jahr, abzüglich erhaltener steuerfreier Kostenersätze | |
| Kosten für Büromöbel | nicht absetzbar | über gewöhnliche Nutzungsdauer bis 300 Euro im Jahr absetzbar |
Neue Regeln besser als in Deutschland
Auch in Deutschland hat sich die Politik auf neue Steuerregeln für das Homeoffice verständigt und ein Homeoffice-Pauschale von 5 Euro pro Homeoffice-Tag, maximal aber 600 Euro im Jahr, eingeführt. Die deutsche Lösung war in den österreichischen Medien stark präsent. Das österreichische Paket ist aber aus zwei wesentlichen Gründen deutlich besser als das deutsche Modell.
1) Das Homeoffice-Pauschale in Deutschland wird auf das allgemeine Werbungskostenpauschale angerechnet, das dort 1.000 Euro jährlich beträgt. Das heißt, vom Homeoffice-Pauschale profitieren nur jene ArbeitnehmerInnen, die mehr als 400 Euro sonstige Werbungskosten geltend machen können. Wer das nicht kann, hat überhaupt keinen Vorteil in Deutschland.
2) Das Homeoffice-Pauschale in Deutschland ist ein reiner Werbungskostenabzug. Werbungskosten vermindern die Steuerbemessungsgrundlage und wirken daher nur über den jeweiligen Grenzsteuersatz. Das heißt, je geringer das Einkommen, desto geringer der Vorteil. GeringverdienerInnen unter der Steuergrenze haben gar nichts davon. Mit einfachen Rechnungen (siehe Grafik) kann gezeigt werden, dass die ArbeitnehmerInnen mit dem österreichischen Homeoffice-Pauschale in fast allen Konstellationen besser fahren als mit dem deutschen Modell. Und da ist die Absetzbarkeit für das ergonomische Mobiliar noch gar nicht berücksichtigt.
Die Beispielrechnungen vergleichen das österreichische und das deutsche Pauschale für 100 Homeoffice-Tage im Jahr und verschieden hohe Kostenersätze des Arbeitgebers. Dort, wo der Arbeitgeber das Pauschale voll für Kostenersätze ausnützt, ist das österreichische Pauschale in jedem Fall besser. Dort, wo der Arbeitgeber das Pauschale nur teilweise ausnützt, ist es für Klein- und MittelverdienerInnen besser, für BesserverdienerInnen leicht schlechter.
Das zeigt auch nachfolgende Grafik, bei der 100 Homeoffice-Tage angenommen werden. Das bedeutet, es wird das deutsche Modell mit einer Pauschale von 5 Euro pro Tag für 100 Tage, d. h. 500 Euro jährlich, als Werbungskosten angenommen und dem österreichischen Modell gegenübergestellt. Hier wird einerseits dargestellt, dass der Arbeitgeber den steuerfreien Zuschuss von 3 Euro täglich für 100 Tage, d. h. 300 Euro jährlich, zur Gänze ausschöpft. Andererseits wird eine Variante angenommen, in der der Arbeitgeber nur die Hälfte bezahlt und die verbleibende Hälfte als Werbungskosten berücksichtigt wird.
Fazit
Nicht erst seit 2020 war es notwendig, eine Regelung zu schaffen, die den ArbeitnehmerInnen bei den Zusatzkosten im Homeoffice unter die Arme greift. Die Pandemie sorgte jetzt für den nötigen Druck, die Forderungen der ArbeitnehmerInnen – im Rahmen eines Sozialpartner-Gesamtpakets – gegenüber der Regierung auch durchzusetzen. Das ist nicht nur ein starkes Lebenszeichen für die Sozialpartnerschaft, sondern auch ein starkes Signal für mehr Gerechtigkeit im Arbeitsleben. Homeoffice darf für die ArbeitnehmerInnen nicht zur finanziellen Belastung werden. Die primäre Verantwortung dafür tragen die Arbeitgeber. Die neuen steuerlichen Regelungen fürs Homeoffice setzen die richtigen Anreize und Rahmenbedingungen, dass sie dieser Verantwortung auch nachkommen.
